Für die Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein neues Teammitglied als

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

unbefristet in Teilzeit mit 20 - 25 Wochenstunden

Die Arbeitszeit verteilt sich im Rahmen von 7.00 Uhr bis 19.00 Uhr.

Sie sind in unserem Team richtig, wenn

• Sie Spaß daran haben, mit Ihren Ideen und Expertisen die Geschäftsführung zu unterstützen
• Sie Lust auf ein attraktives Arbeitsumfeld haben, in dem Ihr persönliches Engagement eine wichtige Rolle spielt
• Sie großen Wert auf Teamarbeit und ein gutes Betriebsklima legen
• Sie auch mal im Homeoffice arbeiten möchten

Die anstehenden Aufgaben umfassen:

• Kalender- und Terminmanagement: Pflege und Organisation der Kalender der Geschäftsführung, Priorisierung und Organisation von Terminen, rechtzeitige Erinnerung an anstehende Fristen und Verpflichtungen
• Korrespondenz und Kommunikation: Entwerfen und Bearbeiten von interner und externer Kommunikation, einschließlich E-Mails und Präsentationen.
• Unterstützung bei Corporate Identity
• Koordination von Meetings: Vorbereiten der Agenda, Erstellung von Präsentationen, Raumbuchungen, Nachbereitung, Protokollführung, Erstellen von Wiedervorlagen oder Nachfolgeterminen, ggf. Abrechnung von Auslagen bei ext. Terminen
• Informationsmanagement: Pflege vertraulicher Daten und Aufzeichnungen, sowohl physisch als auch elektronisch, und Sicherstellen einer gepflegten und effizienten Ablage, Organisieren und Pflegen von Datenbanken, Kontakt- und Verteilerlisten
• Planung und Organisation von Veranstaltungen, interne Veranstaltungen für Mitarbeiter, Netzwerktreffen, Veranstaltungen mit Kooperationspartnern
• Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren, Leistungsbeschreibung sowie Eignungs- und Bewertungskriterien bei Anschaffungen und Abschluss von Dienstleistungsverträgen
• Unterstützung bei Compliance-Prozessen
  

Anforderungsprofil:

• Verbindliche und aufgeschlossene Persönlichkeit
• Erfolgreich abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung
• mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und exzellentes Zeitmanagement
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
• Selbstverständnis mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret und taktvoll umzugehen
• Eigeninitiative und Eigenmotivation sowie die Fähigkeit, eigenständig sowie im Team zu arbeiten (Hands-on-Mentalität)
• Fortgeschrittener Umgang mit den EDV-Systemen, insbesondere mit MS-Office
• Wiedereinsteiger*innen (beispielsweise nach Elternzeit) sind herzlich willkommen

Wir bieten:

• Mitarbeit im multiprofessionellen, motivierten und wertschätzenden Team
• Familienfreundliches Unternehmen und sehr gutes Betriebsklima
• Einen attraktiven und sicheren (unbefristeten) Arbeitsplatz
• Weiterentwicklung und Fortbildung
• Vergütung auf TVöD-Niveau

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 15.09.2023!