Für unsere Geschäftsstelle suchen wir zum 01.01.2025 ein neues Teammitglied für die

Assistenz der Geschäftsführung

(w/m/d)

unbefristet in Teilzeit mit 20 -25 Wochenstunden.

Die Arbeitszeit verteilt sich im Rahmen der Gleitzeit von 7.00 Uhr bis 19.00 Uhr.

Sie sind in unserem Team richtig, wenn

• Sie Spaß daran haben, mit Ihren Ideen und Expertisen die Geschäftsführung mit Ihrem ganzheitlichen und konzeptionellen Denkvermögen zu unterstützen
• Sie Lust auf ein attraktives Arbeitsumfeld haben, in dem Ihr persönliches Engagement eine wichtige Rolle spielt
• Sie großen Wert auf Teamarbeit und ein gutes Betriebsklima legen
• Sie auch mal im Homeoffice arbeiten möchten
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Die anstehenden Aufgaben umfassen:

• Kalender- und Terminmanagement: Pflege und Organisation der Kalender der Geschäftsführung, Priorisierung und Organisation von Terminen, rechtzeitige Erinnerung an anstehende Fristen und Verpflichtungen
• Sicherstellung der internen Kommunikation
• Korrespondenz und Kommunikation: Entwerfen und Bearbeiten von interner und externer Kommunikation, einschließlich E-Mails und Präsentationen.
• Unterstützung bei Meetings: Vorbereiten der Agenda, Erstellung von Präsentationen bzw. Anpassung an die Erfordernisse der Geschäftsführung, Raumbuchungen, Nachbereitung
• Informationsmanagement: Pflege vertraulicher Akten und Aufzeichnungen, sowohl physisch als auch elektronisch, und Sicherstellen einer gepflegten und effizienten Ablage, Organisieren und Pflegen von Datenbanken, Kontakt- und Verteilerlisten
• Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren, Leistungsbeschreibung sowie Eignungs- und Bewertungskriterien bei Anschaffungen und Abschluss von Dienstleistungsverträgen

Anforderungsprofil:

• Verbindliche und aufgeschlossene Persönlichkeit
• Erfolgreich abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung
• Mehrjährige Erfahrung als Assistent der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und exzellentes Zeitmanagement
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
• Fähigkeit mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret und taktvoll umzugehen
• Eigeninitiative und Eigenmotivation sowie die Fähigkeit, eigenständig sowie im Team zu arbeiten. (Hands-on-Mentalität)
• Fortgeschrittener Umgang mit den EDV-Systemen, insbesondere mit MS-Office

Wir bieten:

• Mitarbeit im multiprofessionellen, motivierten und wertschätzenden Team
• Familienfreundliches Unternehmen und sehr gutes Betriebsklima
• Einen attraktiven und sicheren (unbefristeten) Arbeitsplatz
• Weiterentwicklung und Fortbildung
• Vergütung auf TVöD-Niveau

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 15.12.2024!